如何策划组织一场成功的展会，深圳活动策划亚太国展给您指引：

一、 基本事项

1. 展览会名称或展览项目名称(全称、简称、中文、外文)

2. 展览日期

3. 开馆时间

4. 会场地点

5. 会场使用日期

6. 展览内容

7. 展览性质(贸易、批发、零售、宣传、招商等)

8. 观众性质和入场方式

9. 展出者数

10. 展出目的

11. 展出内容

12. 展出面积、展出规模(参展公司数等)

13. 主办者

14. 协办者、赞助者、支持者

15. 承办者

(该概要主要供有关领导和部门掌握，并可以做宣传基本资料)

二、 总体安排

1. 成立筹备组，筹备人员分工

2. 制定工作方案

3. 制定工作日程

4. 制定费用预算

5. 确定合作者，商量分工、落实方案、签订协议

6. 召开筹备人员会议

三、 设计实施

1. 设计

(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等

(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求

(3) 进行场地和施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计

(4) 宣传设计：广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等

(5) 特殊设计：大门、装饰、问讯台等

(6) 内部审查、外部(展览会等)审查

(7) 修改设计

(8) 向参展公司提出设计施工方面的要求

2. 施工：选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约)，安排、监督施工

3. 会场

(1) 确定面积

(2) 索资料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等)

(3) 选择场地、租用场地

(4) 基本设施：地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等

(5) 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等

(6) 展期的展场管理、保卫、清扫

4. 展台

(1) 基本设施：尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等

(2) 租用设施：展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等

(3) 其他服务：电、水、气等

5. 办公室、接待室、备餐室、休息室

(1) 家具：沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等

(2) 用具：电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等

6. 道具运输，包括去程和回程：道具装箱、制作清册等

7. 施工安排

(1) 特殊道具制作：文图、大门、问讯台等

(2) 现场施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、时间、人员、监督、交接

(3) 展出期间展台维护

四、 展品运输

1. 参展公司

(1) 招展，宣传、寄发申请表

(2) 确认申请，召开展出者筹备会议，发或寄有关资料：展览会概况、联系地址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排等

2. 展品

(1) 公司安排的展品、模型(种类、范围、数量等)

(2) 统一征集、调转、采购的展品

(3) 装箱前测试将操作演示的展品

(4) 准备或要求准备展品说明包括技术数据说明、文图说明

(5) 安排或要求安排包装

(6) 大型展品比如机械设备运抵展台后安排组装调整

3. 运输

(1) 安排运输日程：展品集中日期，办理单证，展品陆运发运日期，展品海运发运日期，办理通关和保税手续，展品运至展台时间，空箱储存、回运，回运展品、道具时间，办理结关、回运手续，回运发运日期

(2) 选择运输公司和代理：索报价、比价、谈判、签约

(3) 集中展品、理货

(4) 租船：船名、船期

(5) 装箱：集装箱或木套箱，落实箱源

(6) 安排装车、装船

(7) 国外运输安排：通关、运至展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输

(8) 回国运输安排：结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接

4. 有关手续及单证：参展者办理，组织者审核、汇总

(1) 作清册(15份)，内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等

(2) 做货载衡量单 (8份)，参展者办，组织者汇总

(3) 办出口许可证，注意一般许可或特别许可

(4) 做类别单

(5) 出具报关函、出口报关单

(6) 办运输保险

(7) 办商检证(参展者办)

(8) 办普惠制证明

(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办)

(10) 出具免征港务费函、包装情况表，发委托装船通知书

(11) 做装箱单

(12) 装车、船后索提单

五、 宣传广告

1. 宣传文字

2. 基本资料

(1) 展览概要(单页)

(2) 展览指南：公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等，平面图、会场地图、导向图、询问地址等

(3) 信封、信纸、资料袋

3. 宣传对象：(贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等)

4. 宣传渠道：(公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等)

5. 宣传方式

(1) 新闻：新闻招待会、记者接待室、新闻稿发布

(2) 刊物：在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息

(3) 海报、招牌广告

(4) 直接发函：组织者和参展者都寄发，寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等

(5) 电视、电台：刊登广告、消息

(6) 记录：摄像、摄影(开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等)

(7) 展览会目录：填交登录材料、刊登广告

6. 宣传资料运输：装箱、造册

六、 展台工作和贸易活动

1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件

2. 编印询问表、记录表、统计表和其他表格

3. 选择、培训展台人员，并交代展台工作要求

4. 布置展台、检查展台文字、测试展品

5. 介绍、演示展品

6. 散发资料

7. 接待观众、接待记者、接待贵宾

8. 贸易洽谈、成交

9. 调研：包括市场调研、展出设计布置和效果等

10. 报告会、讲座

11. 统计、记录

12. 展台管理：安排轮班，现场工作安排、管理，维护展台环境和秩序，监督展台人员的工作和效率，总结分析每天展出情况，采取必要的工作调整

13. 评估总结

14. 后续工作

七、 仪式

1. 开幕式/馆日、招待会

日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人(名单)、邀请(请柬、印刷、邮发)、签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)、仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)、剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)、参观(路线、引导、解说)、招待会、备餐(人数、标准、酒菜水内容)、资料(展览会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品

2. 邀请安排

(1) 邀请函或请柬格式

(2) 印制、寄发日程

(3) 邀请范围、名单收集筛选

3. 人员安排

(1) 发言人

(2) 工作人员

4. 场地安排：大厅、贵宾室、签到台、租用布置

5. 用具、资料

(1) 用具：国旗、国歌磁带或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘

(2) 资料：仪式程序表、讲话稿、展览介绍

6. 其他安排：停车、贵宾引导、安全、保卫、消防

八、 交际

1. 拜会：对象、日程、安排、资料、礼品

2. 宴请：对象、日程、邀请、地点安排、菜水安排、座位安排、讲话安排

3. 礼品：购买、制作、包装

4. 联系征求支持单位

5. 发函致谢支持单位

6. 礼品、招待品装箱造册

九、 行政

1. 展览团：设立展览团管理体系，任命展览团管理人员，挑选展台人员包括推销人员、技术人员等，雇佣展台辅助人员包括招待员、译员，编制名单等

2. 证件：办理签证、展览会入场证等

3. 交通：安排行期和路线、订机、船、车票，向参展公司确认或自行安排

4. 市内交通：有些地方需要统一安排展台人员上下班的交通

5. 住宿：统计要求，寻房、索价、谈判、订房，向参展公司确认或自行安排

6. 膳食：统计要求，选择餐厅、谈价、订餐，向参展公司确认或自行安排

7. 服装：统一制作或提出要求

8. 财务：做预算、管理开支、支付费用：展览场地费、施工费、道具费、水电费、电话费、运输费、住房费、广告费等

深圳活动策划：http://www.ytgzgc.com/